Die Vorlage für eine Unterweisung zur Arbeitssicherheit können Sie unten direkt als PDF herunterladen. Sie erfasst Betrieb, Arbeitsbereich, Anlass, konkrete Inhalte, Teilnehmende, Verständnischeck und offene Maßnahmen auf zwei A4-Seiten.
§ 12 Arbeitsschutzgesetz verlangt eine ausreichende, angemessene und auf Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtete Unterweisung während der Arbeitszeit. § 4 DGUV Vorschrift 1 ergänzt die mindestens jährliche Wiederholung und die Dokumentation. Ein Blankoformular nimmt Ihnen die fachliche Ableitung aus der Gefährdungsbeurteilung deshalb nicht ab.
Vollständigkeitscheck
Vom Anlass zum belastbaren Unterweisungsnachweis
Das Formular bildet nicht nur eine Teilnehmerliste ab. Es führt durch die vier Schritte, die aus einer Unterweisung einen nachvollziehbaren betrieblichen Vorgang machen.
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Auslöser klären
Anlass und Zielgruppe
Arbeitsbereich, Tätigkeit, Anlass und betroffene Personen eindeutig abgrenzen.
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Inhalte ableiten
Gefährdungen und Maßnahmen
Die Gefährdungsbeurteilung in konkrete Schutzmaßnahmen und sicheres Verhalten übersetzen.
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Verständnis sichern
Erklären, fragen, üben
Rückfragen ermöglichen und bei Bedarf Arbeitsabläufe praktisch vorführen lassen.
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Nachweis schließen
Ergebnis dokumentieren
Inhalte, Termin, Teilnehmende, Wirksamkeitscheck und offene Maßnahmen festhalten.
Eine brauchbare Vorlage verbindet Tätigkeit, Inhalt und Nachweis
Eine reine Namensliste zeigt, wer anwesend war. Sie erklärt nicht, welche Gefährdungen behandelt wurden und welche Verhaltensregeln für die konkrete Arbeit gelten. Die DGUV Regel 100-001, Ausgabe Juni 2025 nennt als Grundlage insbesondere die Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanleitungen und Betriebsanweisungen. Sie verlangt außerdem eine verständliche Vermittlung, Rückfragemöglichkeiten und eine Prüfung der Wirksamkeit.
Die PDF führt diese Punkte in einer festen Reihenfolge zusammen:
| Bereich | Was Sie eintragen | Warum das für den Nachweis wichtig ist |
|---|---|---|
| Geltungsbereich | Betriebsteil, Tätigkeit und Zielgruppe | Der Nachweis lässt sich dem richtigen Arbeitsplatz zuordnen. |
| Anlass | Erstunterweisung, Wiederholung oder besondere Änderung | Der Auslöser und die zeitliche Einordnung bleiben nachvollziehbar. |
| Grundlagen | Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Versionsstand | Die Inhalte lassen sich auf betriebliche Erkenntnisse zurückführen. |
| Inhalte | Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Verhalten und Notfälle | Das Formular dokumentiert mehr als die bloße Teilnahme. |
| Verständnis | Fragen, Vorführen oder Beobachtung | Die unterweisende Person hält fest, wie sie das Verständnis geprüft hat. |
| Abschluss | Teilnehmende, offene Maßnahmen und nächster Termin | Zuständigkeit und weiterer Handlungsbedarf bleiben sichtbar. |
Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle innerhalb des Rahmens seitlich bewegen.
Die Felder sind branchenneutral. Für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel, persönliche Schutzausrüstung oder andere besondere Tätigkeiten müssen Sie die jeweils geltenden Fachvorschriften ergänzen.
So wird aus der Blanko-Vorlage Ihr betrieblicher Nachweis
1. Arbeitsbereich und Tätigkeit eng abgrenzen
Tragen Sie nicht nur eine allgemeine Abteilung ein. Benennen Sie die konkrete Tätigkeit oder Personengruppe, für die dieselben Gefährdungen und Maßnahmen gelten. Eine Unterweisung für Kommissionierende kann andere Inhalte benötigen als eine Unterweisung für Beschäftigte am Wareneingang.
2. Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung übernehmen
Übertragen Sie keine allgemeinen Schlagworte wie „Unfallverhütung“. Notieren Sie stattdessen die festgestellte Gefährdung, die zugehörige Schutzmaßnahme und das erwartete Verhalten. Das schafft eine überprüfbare Verbindung zwischen Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung.
Bei Arbeitsmitteln macht § 12 Betriebssicherheitsverordnung diese Verbindung besonders deutlich. Vor der erstmaligen Verwendung müssen Beschäftigte tätigkeitsbezogen unterwiesen werden. Die Informationen umfassen Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln und Maßnahmen bei Störungen, Unfällen und Notfällen. Datum und Namen der unterwiesenen Personen sind schriftlich festzuhalten.
3. Rückfragen und praktische Anwendung ermöglichen
Die aktuelle DGUV Regel stellt klar, dass allein übergebene Unterlagen zum Selbststudium nicht ausreichen. Beschäftigte müssen Fragen stellen können. Bei Arbeitsabläufen oder Verhaltensweisen kann eine praktische Vermittlung erforderlich sein.
Dokumentieren Sie die verwendete Methode knapp und konkret, zum Beispiel:
- Verständnisfragen zu einer Störungssituation
- Vorführen des sicheren Abschaltens
- Beobachtung eines Arbeitsablaufs
- kurze Praxisübung mit anschließender Korrektur
4. Offene Maßnahmen nicht im Formular verstecken
Zeigt der Verständnischeck Unsicherheiten, folgt daraus eine Aufgabe. Notieren Sie Maßnahme, verantwortliche Person und Termin. Der Nachweis bleibt damit nicht bei der Feststellung stehen, sondern führt zur Nachschulung oder zu einer betrieblichen Korrektur.
5. Nachweis auffindbar ablegen
Vergeben Sie einen eindeutigen Ablageort oder eine Dokumenten-ID. Die DGUV Vorschrift 1 nennt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für jeden Unterweisungsnachweis. Prüfen Sie daher, ob eine besondere Vorschrift, ein Unfallversicherungsträger oder Ihr betriebliches Verfahren weitergehende Anforderungen vorgibt.
Der jährliche Termin ist nur ein Unterweisungsanlass
Bei unveränderten Bedingungen ist die Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich zu wiederholen. Innerhalb dieser Frist können weitere Anlässe entstehen. Dazu zählen nach der DGUV Regel 100-001 unter anderem:
- Aufnahme oder Wechsel einer Tätigkeit
- neue Arbeitsmittel, Technologien oder Arbeitsstoffe
- Änderungen an Arbeitsabläufen oder Aufgaben
- neue Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung
- Unfälle, Beinaheunfälle oder andere Schadensereignisse
Die erste Unterweisung erfolgt vor Aufnahme der Tätigkeit. Für neue Beschäftigte hilft die Checkliste zur Erstunterweisung bei der zeitlichen und organisatorischen Planung. Die Einordnung der überarbeiteten DGUV Regel 100-001 erläutert, warum eine einzige pauschale Jahresunterweisung verschiedene betriebliche Anlässe nicht ersetzt.
Unterschriften helfen, sind aber nicht pauschal vorgeschrieben
Die DGUV Regel 100-001 erläutert, dass die DGUV Vorschrift 1 weder eine bestimmte Form der Dokumentation noch generell die Unterschrift der unterweisenden oder unterwiesenen Person vorgibt. Besondere staatliche Vorschriften können eine schriftliche Dokumentation oder Unterschrift verlangen.
Die PDF enthält trotzdem Unterschriftsfelder. Eine Unterschrift erleichtert den Nachweis, dass die aufgeführten Personen unterwiesen wurden. Sie beweist für sich allein aber weder die fachliche Qualität noch das Verständnis. Deshalb stehen Inhalte und Wirksamkeitscheck im Formular vor der Teilnehmerliste.
Als kompaktere offizielle Alternative stellt die BG BAU ein Muster für die Dokumentation der Unterweisung bereit. Für Betriebe der Bauwirtschaft können die branchenspezifischen Medien des zuständigen Unfallversicherungsträgers die passendere Wahl sein.
Papier und digitale Ablage erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Das AiD-Formular ist für Ausdruck und handschriftliche Nutzung gestaltet. Sie können den ausgefüllten Nachweis anschließend in Ihrem festgelegten Ablagesystem speichern. Bei einer digitalen Lösung sollten Verantwortliche den Datensatz eindeutig einer Tätigkeit, einer Fassung der Unterweisungsgrundlage und den betroffenen Personen zuordnen können.
Das Dateiformat ist zweitrangig. Der Betrieb muss die Durchführung und die behandelten Inhalte nachvollziehbar belegen können. Der Nachweis sollte für die verantwortlichen Personen auffindbar und gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein.
Was die Vorlage bewusst nicht ersetzt
Die PDF ist ein Nachweisformular, kein fertiges Unterweisungskonzept. Sie ersetzt nicht:
- die Gefährdungsbeurteilung des konkreten Arbeitsplatzes
- fachlich richtige und verständliche Unterweisungsinhalte
- erforderliche Praxisübungen oder Einweisungen am Arbeitsmittel
- besondere Nachweise nach weiteren Vorschriften
- die Prüfung, ob Beschäftigte das sichere Verhalten verstanden haben
Wenn Sie Unterweisungen über mehrere Tätigkeiten, Standorte und Fälligkeiten steuern, kann der kostenlose AiD-Standort-Check den organisatorischen Bedarf vorsortieren. Die fachliche Verantwortung und die betriebliche Prüfung bleiben davon unberührt.
Häufige Fragen zur Unterweisungsvorlage
Reicht eine ausgefüllte Teilnehmerliste als Unterweisungsnachweis?
Eine Teilnehmerliste dokumentiert die anwesenden Personen, aber nicht automatisch die konkreten Inhalte. Für einen nachvollziehbaren Nachweis sollten Arbeitsbereich, Anlass, behandelte Gefährdungen und Maßnahmen sowie die Durchführung erkennbar sein.
Muss jede Arbeitsschutzunterweisung jährlich stattfinden?
DGUV Vorschrift 1 fordert eine Wiederholung mindestens einmal jährlich und zusätzlich erforderlichenfalls. Änderungen an Tätigkeiten, Arbeitsmitteln oder Gefährdungen können eine frühere, anlassbezogene Unterweisung auslösen. Spezielle Vorschriften können kürzere Fristen festlegen.
Darf ein Unterweisungsnachweis digital geführt werden?
Die DGUV Regel 100-001 schreibt für die allgemeine Dokumentation nach DGUV Vorschrift 1 keine bestimmte Form vor. Prüfen Sie zusätzliche Vorschriften für die jeweilige Tätigkeit. Ein digitales Verfahren sollte Inhalt, Zeitpunkt, Beteiligte und nachträgliche Änderungen nachvollziehbar abbilden.
Wer darf die Unterweisung durchführen?
Die Gesamtverantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die DGUV Regel 100-001 beschreibt die Übertragung auf weisungsbefugte betriebliche Vorgesetzte als üblich. Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie Sicherheitsbeauftragte können beraten und mitwirken. Die ausgewählte Person muss die Inhalte fachlich beherrschen und verständlich vermitteln können.
Quellen und Prüfstand
- Arbeitsschutzgesetz, § 12 Unterweisung
- DGUV Vorschrift 1, Grundsätze der Prävention, Ausgabe November 2013
- DGUV Regel 100-001, Grundsätze der Prävention, Ausgabe Juni 2025
- Betriebssicherheitsverordnung, § 12 Unterweisung und besondere Beauftragung
- BG BAU, Muster für die Dokumentation der Unterweisung
Fachprüfung: 18.08.2026. Die Vorlage wurde gegen die oben verlinkten Primärquellen geprüft. Für den Betrieb gelten zusätzlich die tätigkeitsbezogenen Vorschriften und die Vorgaben des zuständigen Unfallversicherungsträgers.
